Dem digitalen Fortschritt hat die Stadt Schwerte schon seit geraumer Zeit alle Türen und Tore geöffnet. Gibt es bis jetzt schon so viele digitale Angebote wie in keiner anderen Kommune des Kreises, geht es in der Verwaltung nun um die Einführung der elektronischen Akte. Die ersten Mitarbeiter*innen aus drei Ämtern sind geschult und arbeiten schon mit dem System.
Auch Bürgermeister Dimitrios Axourgos hat seine Unterrichtseinheiten bereits absolviert. Er sieht in der papierlosen Verwaltungsarbeit Vorteile für die Einwohner*innen dieser Stadt. „Einmal losgelöst davon, dass wir innerhalb der Verwaltung Zeit- und Platzressourcen sparen, steigern wir mit dem DMS die Servicequalität für die Menschen, die unsere Angebote in Anspruch nehmen wollen. Unsere Mitarbeiter*innen werden schneller auskunftsfähig sein. Ich bin überzeugt, dass sie die Vorzüge von e-Akten sehr schnell zu schätzen wissen“, sagt der Verwaltungschef.
Arbeitsabläufe optimieren
Aber nicht nur Arbeitsabläufe werden in den Rathäusern der Stadt Schwerte optimiert, sondern auch die Kommunikation der Ämter untereinander. „Das Dokumentenmanagementsystem ist ein wesentlicher Baustein für eine Verwaltung, die mit automatisierten elektronischen Workflows effizient und ressourcenschonend arbeitet“, erklärt Patricia Riesner, Leiterin der Steuerungsgruppe für die Einführung des DMS. Sie sieht im Verzicht auf Papier ein nicht unerhebliches Einsparpotenzial.
Witten als Vorbild
Das Vorbild für die Umstellung in Schwerte ist die Stadt Witten. Dort hat man die Vorzüge schon zu schätzen wissen gelernt und arbeitet in allen Bereichen mit dem DMS. Die Einführung „hat positive Auswirkungen auf die Verfügbarkeit von Vorgängen und damit auf die Auskunftsfähigkeit der Behörde“, sagt Volker Staupe, der im Wittener Rathaus für die Einführung der e-Akte zuständig ist. Beide Städte arbeiten in diesem Bereich eng zusammen.
Mit der Einführung des Dokumentenmanagementsystems im Büro des Bürgermeisters, im Sozial- und Rechtsamt sind die ersten Schritte gemacht worden. Andere Ämter und Bereiche werden folgen. Patricia Riesner: „Bis die gesamte Stadtverwaltung auf die elektronische Aktenführung umgestellt ist, liegt noch ein langer Weg vor uns. Aber es ist auf jeden Fall der richtige Weg!“
PM: Stadt Schwerte
